Die Reparando GmbH bietet einen mobilen Smartphone-Reparaturdienst, dessen Servicetechniker deutschlandweit im Einsatz sind. Mit einem Mitarbeiterwachstum von 900% seit Gründung im Juli 2015, zeigt Reparando deutlich, dass der Einsatz einer professionellen HR-Software auch bei kleineren Unternehmen durchaus sinnvoll ist. Was bisher mit verschiedenen Excel-Listen bewältigt wurde, soll nun vereinheitlicht und stärker automatisiert erfolgen. Ziel war es vor allem, auch den Mitarbeitern Zugang zu der Software zu verschaffen und sie damit in einzelne HR Prozesse mit einzubeziehen. Seit der Einführung von staffboard arbeiten die HR-Verantwortlichen wesentlich effizienter und haben mehr Zeit für wertschöpfende und strategische Aufgaben im Bereich Personal. Zusätzlich konnte durch das staffboard Recruiting-Modul auch das Bewerbermanagement optimiert werden. Eine einheitliche und professionelle Außenwirkung sind das Resultat.
Herausforderungen
Bevor sich Reparando im Frühjahr 2016 für die cloudbasierte Lösung von staffboard entschied, war das Personalmanagement Aufgabe der Geschäftsführung, die dabei von einer Praktikantin unterstützt wurde. Für Aufgaben wie die Urlaubsplanung und -verwaltung, Zeiterfassung oder Recruiting existierten eine Vielzahl unterschiedlicher Ansätze. Dabei handelte es sich überwiegend um selbstentwickelte Lösungen, beispielsweise in Form von Excel-Listen, die den unternehmensspezifischen Prozessanforderungen anfangs noch gerecht wurden. Die Folge war ein immenser zeitlicher Aufwand im operativen Bereich. Die Bearbeitung einzelner Prozesse hat sich erheblich verlängert und teils sogar verzögert. Weiterhin waren diese manuellen Lösungen fehleranfällig und teilweise intransparent, wenn es darum ging, die Mitarbeiter mit bestimmten Informationen zu ihrer Personalakte zu versorgen.
Der Serviceansatz von Reparando bringt es mit sich, dass für den deutschlandweiten Einsatz von Servicetechnikern flächendeckend Fachkräfte gesucht werden. Das schnelllebige Umfeld des Unternehmens, bedingt durch das starke Unternehmenswachstum und eine hohe Zahl an regionalen Wettbewerbern, erfordert eine zügige aber professionelle Abwicklung des Bewerbermanagements. Im Schnitt werden circa 80 Gespräche im Monat an verschiedenen Standorten geführt. Dem kleinen HR-Team war es bald nicht mehr möglich das gesamte Bewerbermanagement, angefangen von der Stellenausschreibung, über deren Platzierung und die Bearbeitung der Bewerbungen bis hin zur Einstellung der neuen Mitarbeiter, in angemessener Form und Zeit abzubilden. Um zukünftig nicht in der Datenflut unterzugehen und dabei schlimmstenfalls qualifizierte Bewerber zu übersehen, schaute sich das Unternehmen nach einer geeigneten HR-Lösung um.
“staffboard hat es uns ermöglicht als Unternehmen mit zahlreichen Standorten mit nur einem Tag Einrichtung saubere Recruiting- und HR-Administrationsprozesse einzurichten.”
Lösung
Reparando hat sich zunächst verschiedene HR-Lösungen angeschaut. Aber staffboard hat gleich auf mehreren Ebenen überzeugt. „Die cloudbasierte HR Software Plattform von staffboard passt optimal zu unserer Struktur. Sie bietet alle Funktionen, die ein Unternehmen in unserer Größe benötigt. Auch optisch war die staffboard Software am überzeugendsten. Sie hat ein modernes Design, ist klar strukturiert und intuitiv zu bedienen. Das sehr gute Preis-Leistungsverhältnis und die Möglichkeit, preislich flexibel mit unserem Unternehmenswachstum mitzuhalten spielte ebenfalls eine entscheidende Rolle.“, so Jakob Schoroth, Co-Founder & Managing Director bei Reparando.
Aufgrund der cloudbasierten Lösung erfolgte die Implementierung zielgerichtet. Vincent Osterloh, Co-Founder & Managing Director bei Reparando, ist zufrieden: „staffboard hat es uns ermöglicht, als Unternehmen mit zahlreichen Standorten, an nur einem Tag saubere Recruiting- und Administrationsprozesse einzurichten.“ Für den Zugang und die Nutzung der staffboard HR Software benötigen die Reparando Mitarbeiter nur eine Internetverbindung und einen Browser. Teure Investitionen in neue Hardware oder internen IT-Aufwand blieben aus. „Da viele unserer Mitarbeiter von unterwegs arbeiten, stand der Weg in die Cloud von vornherein fest. Einen geeigneten Anbieter zu finden war dann jedoch nicht so leicht, da wir keine Abstriche bei der Sicherung unserer Daten machen wollten. Uns war es wichtig, dass unsere Daten nach deutschem Datenschutzrecht gesichert sind und staffboard hat diese Bedingungen voll und ganz erfüllt.“, sagt Jakob Schoroth.
Auch im operativen Bereich wurden mit der Einführung der staffboard HR Software schnell Verbesserungen sichtbar: Die Reparando Mitarbeiter werden über den Mitarbeiter Self Service ab sofort stärker in die Personalarbeit involviert. Die Mitarbeiter können eigenständig ihre persönlichen Daten verwalten, die Arbeitszeiten erfassen und ihre Urlaubsanfragen regeln. Der bisher erhebliche administrative Aufwand wird damit vereinfacht.
Im Bewerbermanagement konnte Reparando dank staffboard den gesamten Workflow optimieren. Über das Online-Bewerbungsformular, das in die Karriereseite von Reparando integriert wurde, gehen inzwischen circa die Hälfte der Bewerbungen ein. Der Erhalt der Bewerbungen per E-Mail wird darüber hinaus automatisch in das System integriert. „Damit konnten wir den internen E-Mail-Verkehr zu einzelnen Bewerbern stark verringern und arbeiten gleichzeitig auch datenschutzkonform.“, erklärt Jakob Schoroth.
Mit der professionellen Recruiting-Lösung von staffboard wird ein einheitlicher Prozess gewährleistet. Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass alle Beteiligten entsprechend ihrer Funktion in den Prozess mit eingebunden werden. Durch teil-automatisierte Kommunikation sowie klare Terminvorgaben und Erinnerungen ist der gesamte Prozess nun wesentlich effizienter. Die Qualität des Bewerbermanagements hat sich erhöht und das hinterlässt wiederum auch einen professionellen Eindruck bei den Bewerbern.
Reparando sieht sich dank staffboard sehr gut gerüstet für das weitere Wachstum: „Es sind diese kleinen operativen Details, die uns extrem viel Zeit sparen. Wir sind nun aber nicht mehr an dem Punkt, an dem es uns nur Zeit spart, sondern an dem wir ohne dieses Tool schlicht nicht arbeiten könnten.“, macht Vincent Osterloh deutlich.
“Es sind diese kleinen operativen Details, die uns extrem viel Zeit sparen. Wir sind nun aber nicht mehr an dem Punkt, an dem es uns nur Zeit spart, sondern an dem wir ohne dieses Tool schlicht nicht arbeiten könnten.”
Die Gründer von Reparando (von links): Till Kratochwill, Vincent Osterloh, Jakob Schoroth
Ausblick
Die staffboard HR Software Plattform entwickelt sich stetig weiter. Der Funktionsumfang als auch die Funktionstiefe werden entsprechend den Marktanforderungen kontinuierlich angepasst und ausgebaut. Darauf vertraut auch Reparando. „Als noch junges Unternehmen befinden wir uns in einem ständigen Change Prozess. Da ist es beruhigend einen Anbieter wie staffboard an unserer Seite zu haben, der flexibel und agil auf unsere Anforderungen reagiert.“, so Jakob Schoroth. Reparando ist an einer ganzheitlichen Lösung für qualitative Personalarbeit interessiert. So möchte das Unternehmen zukünftig zusätzliche staffboard Module, wie zum Beispiel das Weiterbildungsmanagement, nutzen.