Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Beispiele und Sonderfälle

Kurz gesagt: Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, also 20 Arbeitstage bei fünf Tagen pro Woche. Für alle anderen Arbeitszeitmodelle rechnen Sie den Anspruch anteilig um: Jahresurlaub ÷ Arbeitstage einer Vollzeitwoche × eigene Arbeitstage pro Woche.

Klingt einfach. In der Praxis wird es kompliziert, sobald jemand mitten im Jahr anfängt, die Stunden reduziert oder Resturlaub aus dem Vorjahr mitbringt. Hier finden Sie die Regeln und Rechenwege für die häufigsten Fälle.

Der gesetzliche Mindesturlaub

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt in § 3 mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr fest. Als Werktage zählen alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also auch der Samstag. Das Gesetz geht deshalb von einer Sechs-Tage-Woche aus.

Wer fünf Tage pro Woche arbeitet, hat entsprechend weniger Urlaubstage, aber genauso viele freie Wochen: 24 ÷ 6 × 5 = 20 Arbeitstage, also vier Wochen.

Viele Arbeits- und Tarifverträge gewähren mehr, häufig 25 bis 30 Tage. Der vertragliche Urlaub darf den gesetzlichen Mindesturlaub nie unterschreiten.

Die Formel für jedes Arbeitszeitmodell

Urlaubsanspruch = Jahresurlaub (Vollzeit) ÷ Arbeitstage pro Woche (Vollzeit) × Arbeitstage pro Woche (Mitarbeiter)

Entscheidend ist die Zahl der Arbeitstage, nicht der Stunden. Wer an fünf Tagen je vier Stunden arbeitet, hat denselben Urlaubsanspruch in Tagen wie eine Vollzeitkraft.

Urlaub bei Eintritt im laufenden Jahr

Den vollen Urlaubsanspruch erwerben neue Mitarbeitende erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (§ 4 BUrlG). Bis dahin entsteht Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat (§ 5 BUrlG).

Beispiel: Eintritt am 1. Oktober, 30 Tage Jahresurlaub. Die Wartezeit wird im selben Jahr nicht mehr erfüllt. Anspruch für das Eintrittsjahr: 30 ÷ 12 × 3 = 7,5 Tage, aufgerundet auf 8 Tage.

Wer dagegen bis zum 30. Juni eintritt, erfüllt die Wartezeit noch im selben Jahr. Ob dann der volle Jahresurlaub oder nur ein anteiliger Anspruch entsteht, hängt vom Einzelfall und vom Vertrag ab. Viele Unternehmen regeln das im Arbeitsvertrag ausdrücklich.

Urlaub bei Austritt

Scheidet jemand in der ersten Jahreshälfte aus, besteht in der Regel ebenfalls nur Teilurlaub: ein Zwölftel pro vollem Monat. Bei Austritt in der zweiten Jahreshälfte bleibt nach erfüllter Wartezeit grundsätzlich der volle gesetzliche Mindesturlaub erhalten.

Urlaub, der bis zum Austritt nicht mehr genommen werden kann, wird ausgezahlt (Urlaubsabgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG).

Wechsel von Vollzeit zu Teilzeit

Ändert sich die Zahl der Arbeitstage im Lauf des Jahres, wird der Urlaub für die Zeiträume getrennt berechnet. Urlaub, der vor dem Wechsel entstanden ist, darf durch den Wechsel nicht nachträglich gekürzt werden.

Beispiel: 30 Tage Urlaub, bis Ende Juni fünf Tage pro Woche, ab Juli drei Tage. Erstes Halbjahr: 30 × 6/12 = 15 Tage. Zweites Halbjahr: 30 ÷ 5 × 3 × 6/12 = 9 Tage. Zusammen 24 Tage.

Resturlaub und Übertrag ins neue Jahr

Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich und dann bis zum 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Wichtig für Arbeitgeber: Seit Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (2018) und des Bundesarbeitsgerichts (2019) verfällt Urlaub nur, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen haben. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen.

Rundung

Beim Teilurlaub werden Bruchteile, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf einen vollen Tag aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Kleinere Bruchteile werden nicht abgerundet, sondern bleiben als anteiliger Anspruch bestehen, zum Beispiel als halber Tag.

Urlaubsanspruch automatisch berechnen lassen

Teilzeitwechsel, Eintrittsjahr, Resturlaub, Hinweispflicht: Wer das für ein ganzes Team in Excel nachhält, verliert schnell den Überblick. In staffboard hinterlegen Sie Urlaubsanspruch und Arbeitstage im Mitarbeiterprofil. Genehmigte Tage, Resturlaub aus dem Vorjahr und verbleibende Tage werden automatisch berechnet, und Ihr Team sieht den eigenen Stand jederzeit selbst.

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Häufige Fragen

Wie viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern gesetzlich zu?

Das Bundesurlaubsgesetz garantiert mindestens 24 Werktage pro Jahr, gerechnet auf eine Sechs-Tage-Woche. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Arbeits- oder Tarifverträge sehen oft mehr vor.

Wie berechne ich den Urlaub bei Teilzeit?

Teilen Sie den Jahresurlaub durch die Arbeitstage einer Vollzeitwoche und multiplizieren Sie mit den Arbeitstagen der Teilzeitkraft. Bei 30 Tagen Urlaub und drei Arbeitstagen pro Woche sind das 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage.

Wie viel Urlaub gibt es im Eintrittsjahr?

Den vollen Jahresurlaub gibt es erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (Wartezeit). Wer im Laufe des Jahres eintritt und die Wartezeit im selben Jahr nicht mehr erfüllt, erhält für jeden vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs.

Verfällt Resturlaub am Jahresende?

Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Jahr genommen werden. Aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen kann er bis zum 31. März übertragen werden. Nach der Rechtsprechung verfällt Urlaub aber nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.

Wie werden halbe Urlaubstage gerundet?

Beim Teilurlaub nach § 5 BUrlG werden Bruchteile von mindestens einem halben Tag auf einen vollen Tag aufgerundet. Kleinere Bruchteile bleiben als anteiliger Anspruch bestehen.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzlichen Grundregeln und ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge können abweichende, günstigere Regeln enthalten.