[München – 15.01.2020] Geschäftsführer und HR Verantwortliche, mit denen wir sprechen, kennen das Dilemma. Die meisten Organisationen haben ähnliche Herausforderungen im HR: Führungskräfte verbringen in der Regel noch immer viel zu viel Zeit mit administrativen Themen und vernachlässigen somit Ihr Kerngeschäft. Vermeintlich einfache, schnell zu erledigende Aufgaben werden zum Zeitfresser und sind durch die manuelle Abwicklung geprägt von Fehlerquellen. Wir zeigen Impulse für bessere HR Arbeit.
Welche tatsächlichen Schwierigkeiten damit verbunden sind, erschließt sich nicht immer auf den ersten Blick. Vielfach wird das abgewiegelt als theoretisches Problem. Dabei ist die Situation ganz real und deshalb so gefährlich für eine gesunde Organisationsentwicklung. Interessanterweise betrifft dies den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Der negative Effekt für den HR Bereich ist erheblich.
Typische Szenarien im Arbeitsalltag, wie sie in nahezu jeder Organisation vorkommen:
- Recruiting und Bewerbermanagement erfolgt nach dem Zufallsprinzip. Die Korrespondenz mit den Bewerbern und das interne Verteilen und Screening der Bewerbungen ist über Outlook organisiert.
=> So arbeiten doch die meisten – aber sie übersehen, dass es ein heikles Thema für Datenschützer ist: Das wesentliche Problem sind die meist nicht datenschutzkonformen Prozesse. Das betrifft etwa das Verteilen von Bewerbungsunterlagen an diverse E-Mail-Postfächer oder die Ablage auf Laufwerken und lokalen Rechnern. Zudem ist diese Art zu arbeiten sehr zeitaufwändig (etwa, weil automatisierte Eingangsbestätigungen oder Absagen nicht genutzt werden) und fehleranfällig (etwa, weil per Copy/Paste falsche Anreden, Namen oder Daten in die Bewerberkorrespondenz kopiert werden). Das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern hat eine schlechte Candidate Experience zur Folge. Im Schlimmsten Fall sagen die besten Kandidaten ab… Außerdem fehlt jeglicher Überblick, wo ein Kandidat im Bewerbungsprozess steht und was die nächsten Schritte sind. - Personalakten mit Mitarbeiterdaten werden noch in Papierform gepflegt und im Aktenschrank aufbewahrt. Oder sie werden in unübersichtlichen Ordnerstrukturen auf Laufwerken bzw. in der Dropbox abgelegt.
=> Für viele ein Klassiker – und gleichzeitig ein großes Problem: Diese Form der Ablage ist wenig übersichtlich, denn Dokumente sind meist verteilt, teilweise unvollständig und nicht verfügbar, wenn man sie braucht! Über die Herausforderungen bei der datenschutzkonformen Ablage sensibler, personenbezogener Daten wollen wir gar nicht erst reden. Warum muss man im Jahr 2020 auf die Öffnungszeiten des Personalbüros angewiesen sein, wenn es Fragen zu Resturlaub oder Änderungswünsche bei Mitarbeiterstammdaten gibt? - Die Urlaubsverwaltung findet in Excel oder auf Urlaubszetteln statt. Einzig und allein die Geschäftsführung oder die Personalabteilung haben Einblick in Fehlzeiten und Resturlaub.
=> Auch dieses Szenario ist bekannt – und birgt massive Probleme: Die Organisation von Fehlzeiten ist damit sehr zeitaufwändig, fehlerbehaftet und intransparent für die meisten Beteiligten. Negative Effekte sind schlechte Employee Experience, die Mitarbeiter sind unzufrieden. Auch hier steht die Frage im Raum: Warum muss man im Jahr 2020 auf die Öffnungszeiten des Personalbüros angewiesen sein, wenn es um die Beantragung von Urlaub oder Fragen zu Resturlaub geht? - Zeiterfassung erfolgt in Excel oder nach wie vor auf losen Stundenzetteln. Die Informationen werden verzögert und unvollständig übermittelt.
=> Wer kennt das nicht – und weiß sofort, warum das ein Problem ist: Erfasste Arbeitszeiten sind im schlimmsten Fall über mehrere Dokumente verteilt und damit nicht in einem einheitlichen Format. Zudem sind sie nicht kontinuierlich einzusehen und manipulierbar. Eine pünktliche Abrechnung der tatsächlich gearbeiteten Zeiten wird erschwert. - Feedback & Zielvereinbarungen werden nicht durchgeführt oder nur stiefmütterlich gelebt. Die Termine für Mitarbeitergespräche werden regelmäßig verschoben, in den Gesprächen selbst liegen die relevanten Informationen nicht vor, der Status der Gespräche ist unklar (“Fand das Personalgespräch bereits statt oder steht es noch aus?”) etc.
=> Das ist doch nur ein Mitarbeitergespräch – dabei ist genau diese Einstellung das Problem: Der gesamte Prozess ist oft intransparent, denn es gibt bspw. keine Standards, welche Kriterien besprochen und wie diese bewertet werden. Eine Dokumentation der Personalgespräche ist, wenn überhaupt vorhanden, schlecht gepflegt und nicht verfügbar. Daraus kann niemand etwas lernen, um wirklich besser zu werden etc. - Lohn- & Gehaltsabrechnung wird zu einem monatlich wiederkehrenden Kraftakt. Die dafür nötigen Daten sind oft nicht “per Knopfdruck” verfügbar, sondern müssen regelmäßig mühsam aggregiert werden. Zu allem Überfluss werden sie in der Pendelmappe oder im Schuhkarton von A nach B transportiert oder über unsichere Kanäle wie E-Mails versendet.
=> Lohn und Gehalt ordentlich abzurechnen ist zentral für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – und doch gleichzeitig eine große Herausforderung für viele Organisationen: Der gesamte Prozess kann hier sehr fehleranfällig, zeitaufwendig und kostenintensiv sein. Dies gilt vor allem dann, wenn die für die Abrechnung nötigen Daten unpünktlich, unvollständig oder gar fehlerhaft vorliegen. Hinsichtlich Datenschutz ist der Transfer dieser Daten mindestens fraglich, werden doch E-Mails oder Dateianhänge vielfach nicht ordentlich verschlüsselt etc. - Regelmäßige und konsistente Reports und Auswertungen fehlen, da es nahezu unmöglich ist, alle Daten aktuell zu halten. Geschäftsführung, HR und andere Stakeholder haben keinen Überblick Über den “Gesundheitszustand” ihrer Organisation.
=> Klar geht es vielen anderen auch so – aber es ist in erster Linie ein Problem für die eigene Organisation: Personaler laufen permanent den aktuellen Informationen her und müssen entsprechende Auswertungen mühsam manuell zusammenbasteln. Auf diese Weise sind sie eigentlich nicht auskunfts- und entscheidungsfähig – und damit leider oft auch kein ernstzunehmender Ansprechpartner auf Augenhöhe, der die Zukunft der Organisation aktiv gestaltet, weil die passiv Verwaltung so unfassbar aufwändig ist.
Weiter so wie bisher? Oder lieber voran mit neuen Impulsen für bessere HR Arbeit!
All dies sind gefürchtete Beispiele, die manche glücklicherweise nur vom Hörensagen kennen. Aber wenn diese Vorgehensweisen über mehrere Bereiche kombiniert auftreten – etwa analoge und unvollständige Personalstammdaten und gleichzeitig sehr manuelle Prozesse im Recruiting – fehlen die wesentlichen Grundlagen für modernes HR Management und das Chaos ist vorprogrammiert. Wachstum verlangsamt sich und die Organisation ist im schlimmsten Fall nicht zukunftsfähig.
So weit, so gut, möchte man meinen. Ist das nicht ein bisschen arg übertrieben? Denn die Mitarbeiter, die diese HR Themen in den Griff bekommen sollen sind doch “eh da”… Dementsprechend kostet es mich ja auch nichts, im Gegensatz zu etwa der Nutzung einer HR Software. Außerdem funktioniert das im aktuellen Modus schon ganz gut, weil wir es halt bisher immer so gemacht haben…
Weit gefehlt: Das Kernproblem ist doch die Verschwendung wertvoller Ressourcen sehenden Auges. Wertvoll deshalb, weil diese Personen vielfach wesentlich sinnvollere, mehr erfüllende und v.a. auch mehr wertschöpfende Aufgaben und Themen angehen könnten, als – salopp gesagt – irgendeine Excel-Liste “schön zu machen”. Unterm Strich bleibt damit nämlich sehr viel weniger Zeit und Fokus für das eigentliche Kerngeschäft und die so wichtige HR Strategiearbeit.
Gestalten auch Sie aktiv die Zukunft Ihrer Organisation!
Unser Tipp: Wenn Ihnen einer oder mehrere dieser Punkte bekannt vorkommen, sollten wir uns wirklich einmal näher austauschen. 😉 Vielleicht ist staffboard hier ihr Schlüssel für modernes Personalwesen in allen Facetten. Wir bieten Ihnen Impulse für bessere HR Arbeit.
Registrieren Sie sich einen kostenfreien Test-Account und überzeugen Sie selbst, wie wir Startups und KMU mit staffboard noch erfolgreicher machen.
Gerne stellen wir die für Sie interessanten staffboard Module und Funktionen unverbindlich und kostenlos in einer Online Demo Session vor.
Dürfen wir etwas mehr über Ihre konkreten Anforderungen an eine HR Software erfahren? Danke im Voraus für Ihre Antworten – es dauert nicht länger als 1-2 Minuten. Versprochen!