[München – 18.03.2020] Die Auswirkungen der Corona-Krise sind für uns alle auf breiter Basis gravierend – insbesondere auf die Arbeitswelt. Aus aktuellem Anlass haben wir für Sie einen Überblick wichtiger Aspekte rund um Arbeits- und Unternehmensorganisation, Arbeitsrecht und Datenschutz zusammengestellt. Viele müssen sich und Ihr berufliches und damit auch privates Umfeld erst einmal vollkommen neu organisieren. Dazu gehört etwa, dass Sie in Ihren Organisationen und Unternehmen neue Instrumente und Mechanismen etablieren müssen, sei es die Ausweitung mobilen Arbeitens oder die Anordnung von “Home Office”-Maßnahmen, die Einführung von Kurzarbeit oder gar die Beantragung von Liquiditäts- und Finanzhilfen, um Arbeitsplätze und den Fortbestand des Betriebs zu sichern.
Ja, es sind absolut einschneidende Zeiten, die in ihrer Dimension sicherlich historisch sind. Für jede/n einzelne/n von uns. Und das nicht erst seit der Fernsehansprache von Angela Merkel am 18.03.2020 zur aktuellen Lage. In ihrem Aufruf zu Solidarität und Disziplin hat die Bundeskanzlerin die Corona-Krise als größte Herausforderung seit dem Zweiten Weltkrieg bezeichnet: “Es ist ernst. Nehmen Sie es auch ernst.” Dies ist einer der zentralen Sätze, die uns und vielleicht auch Ihnen besonders im Gedächtnis geblieben sind…
Im Folgenden bieten wir einen Überblick der aus unserer heutigen Sicht als wichtig zu bewertenden Fragen und Themen:
Herausforderungen an die Arbeits- und Unternehmensorganisation
In Zeiten der Corona-Krise wird vielfach davon gesprochen, dass Solidarität bedeutet, soziale Kontakte auf ein absolutes Mindestmaß zu reduzieren. Das mag zunächst paradox erscheinen, ist aber umso wichtiger, wenn der weiteren exponentiellen Verbreitung des Virus Einhalt geboten werden soll. Die Auswirkungen der Corona-Krise auf die Arbeitswelt, auf die betrieblichen Abläufe sowie die (individuelle) Arbeitsorganisation sind daher erheblich.
Aufhebung der Anwesenheitspflicht im Büro, Mindestabstand, Verschiebung von Terminen
So soll der Gang in die Arbeitsstätte nur dann stattfinden, wenn es wirklich notwendig ist. Viele Unternehmen weiten das mobile Arbeiten aus und entsenden ihre Beschäftigten längerfristig in das Home Office. Falls es unabdingbar ist, dass Ihre Beschäftigten (teilweise) dennoch ins Büro kommen, sollten Sie darüber nachdenken, den geforderten Mindestabstand von 1,5 m zwischen den Arbeitsplätzen herzustellen bzw. die Mitarbeiter räumlich zu vereinzeln, sofern das möglich ist. Face-to-face-Termine im Meetingraum oder in der Kaffeeküche sollten idealerweise ausfallen oder nur telefonisch bzw. virtuell stattfinden. In Kantinen oder Restaurants wird jetzt teilweise “in Schichten” gegessen, die Tische und Stühle vom Kantinenpersonal so gestellt, dass der Mindestabstand von 1,5 m eingehalten wird und Besteck wird bereits auf das Tablett gelegt usw.
Arbeitszeitreduzierung und Kurzarbeit
All diese Maßnahmen dienen dazu, Ihre Beschäftigten zu schützen aber natürlich sollen auch weitere potenzielle Übertragungswege möglichst eingedämmt werden. Trotz allem kann es natürlich bedeuten, dass die Geschäftstätigkeit weiter heruntergefahren werden muss. Die Folge davon kann Kurzarbeit sein oder die Einrichtung eines absoluten Notbetriebs. Die Folgen davon sind für viele Unternehmer noch vollkommen unabsehbar. Denn nicht jeder Betrieb hat die Möglichkeit, virtuell zu arbeiten und wesentliche Arbeitsschritte weit entfernt vom Arbeitsort tätigen zu lassen.
Das „Kurzarbeitergeld“ kann jedoch eine wirkliche Entlastung des Unternehmens hinsichtlich der Gehaltszahlungen sein. Sofern durch die Corona-Krise Arbeit ausfällt, können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter (und damit auch das Gehalt) reduziert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Mitarbeiter der Kurzarbeit-Maßnahme durch eine Individualvereinbarung zustimmen (oder aber eine entsprechende arbeitsvertragliche Regelung bereits vorliegt). Ein Teil der Gehaltseinsparungen kann dann durch die Bundesagentur für Arbeit ausgeglichen werden, damit Ihre Mitarbeiter finanziell nicht so stark von der Arbeitszeitreduzierung betroffen sind.
Fazit:
Die Auswirkungen der Corona-Krise auf die Arbeitswelt sind einschneidend. Ebenso die Maßnahmen, die vielleicht nötig werden, um dem zu begegnen. Wichtig ist, dass Sie in diese Prozesse möglichst alle Stakeholder mit einbeziehen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und nehmen Sie deren Sorgen und Nöte ernst und prüfen Sie, wie sie ihre individuelle Situation berücksichtigen können. Im Falle von Umgestaltung der Arbeitsräume oder Einführung von Kurzarbeit oder Ähnliches ist es sicherlich sinnvoll, Betriebsrat, Arbeitsrechtsexperten, Steuerberater bzw. Lohnabrechner und Datenschützer etc. zu konsultieren.
Arbeitsrechtliche Implikationen und deren Auslegung
Die wohl wesentliche Änderung bezieht sich darauf, dass viele Arbeitnehmer möglichst nicht mehr im Büro sein sollen, um ihre Arbeit zu verrichten. Wichtig zu wissen ist zunächst einmal, dass es einen Unterschied gibt zwischen “Home Office” und “mobilem Arbeiten”.
“Home Office” vs. “Mobiles Arbeiten”
Typischerweise arbeiten Ihre Mitarbeiter bei Ihnen in der Organisation. Oftmals gibt es die Möglichkeit, an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) oder in bestimmten Situationen (z.B. wenn ein Handwerker oder Techniker für den Internetanschluss kommt) temporär von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu arbeiten. Dies beschreibt den Sachverhalt des mobilen Arbeitens, weil der Arbeitsplatz normalerweise in den Büroräumen des Betriebs ist.
Bei richtigem “Home Office” müsste der Arbeitgeber in den Wohnräumen des Arbeitnehmers einen Arbeitsplatz einrichten, der den Arbeitssicherheitsstandards entspricht. Das geht bis hin zur Bereitstellung eines Feuerlöschers etc.
Selbstverständlich muss auch der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sein: So ist der Arbeitnehmer verpflichtet, abschließbare Schränke bereit zu halten, darf sich ins Internet nur über VPN- oder Tunnellösungen einloggen und natürlich Passwörter nicht frei zugänglich aufbewahren.
Des Weiteren gilt die gesetzliche Unfallversicherung nur im “Büro” und nicht, wenn man sich in der Küche einen Kaffee holt oder auf Toilette geht.
Beim “mobilen Arbeiten” hingegen, beschränken sich die Pflichten des Arbeitgebers auf die Unterweisung zu Sicherheitsrisiken und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, von denen keine Gefährdungen für den Arbeitnehmer ausgehen. Auch ist hier der Arbeitnehmer selbst gefordert: Er muss dem Arbeitgeber bestehende Risiken mitteilen. Außerdem darf der Arbeitnehmer nicht unter erkennbar gesundheitsgefährdenden Umständen arbeiten.
Sie sehen also: Es gibt viele Fallstricke, die mit der schönen, neuen Arbeitswelt einhergehen. Abzuwarten bleibt aber, wie der Gesetzgeber die Anforderungen an Arbeitssicherheit, Datenschutz usw. in der momentanen Ausnahmesituation interpretieren wird.
Fazit:
Stimmen Sie sich hierzu auf alle Fälle mit Experten im Bereich Arbeitsrecht und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab, um bei den von Ihnen angeordneten “Home Office”-Maßnahmen rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Unser Tipp:
Die staffboard HR Software hilft Ihnen beim Bewältigen der Auswirkungen der Corona-Krise auf die Arbeitswelt. staffboard unterstützt viele damit einhergehende Aspekte und macht Sie und Ihre Organisation autark von einem physischen Personalbüro mit festen Öffnungszeiten. So lässt sich z.B. “Mobiles Arbeiten” oder “Home Office” als eigene Abwesenheitsart definieren, die Mitarbeiter beantragen können. In den entsprechenden Abwesenheitsreports haben Sie immer den Überblick, wann welcher Mitarbeiter im Büro ist bzw. von zu Hause aus arbeitet. Zudem können Mitarbeiter in der digitalen Infrastruktur von staffboard an wichtigen HR Prozessen mitwirken und etwa Feedback geben, Zielvereinbarungen beurteilen oder Bewerber in der Recruiting-Pipeline bewerten usw. Auch die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann dank staffboard digital erfolgen, etwa, wenn Sie ihrem Lohnabrechner den Zugriff zu Ihrem staffboard Account ermöglichen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch dann Ihr Gehalt bekommen, wenn Sie nicht im Büro sind.
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